O fechamento de quilometragem e o acerto de viagem representam a etapa final da operação de transporte, permitindo concluir os controles operacionais e financeiros da viagem. Nesse processo, são registrados os dados reais de execução, conferidas as despesas e calculado o saldo final a ser pago ou devolvido pelo beneficiário.

Antes de realizar o acerto, é fundamental revisar todos os lançamentos da viagem, pois após a confirmação do fechamento não será possível inserir novas movimentações na operação.

Regras de cálculo do saldo da viagem

O cálculo do acerto varia conforme o responsável pela operação, considerando despesas, valores recebidos e demais lançamentos vinculados à viagem.

Quando o acerto for realizado com o motorista, o sistema considera:

• Despesas aprovadas e reembolsáveis.
• Comissão do motorista.
• Desconto de adiantamentos realizados.
• Desconto de multas atribuídas ao condutor.

Quando o acerto envolver um transportador terceirizado, o cálculo considera:

• Valor do frete acordado.
• Despesas aprovadas e reembolsáveis.
• Desconto dos adiantamentos realizados.

Após o processamento dos valores, o saldo final indicará o resultado da operação:

• Saldo positivo: representa um valor a ser pago pela empresa ao beneficiário.
• Saldo negativo: indica que o beneficiário deverá devolver o valor excedente à empresa, gerando um lançamento de conta a receber no financeiro.

Fechamento da quilometragem da viagem

O fechamento da quilometragem deve ser realizado antes do acerto financeiro, pois registra as informações reais da execução da viagem.

Para realizar o fechamento:

1. Acesse a viagem desejada e selecione a opção Fechar Quilometragem.
2. Informe a data real de retorno da viagem.
3. Revise ou ajuste o quilômetro inicial, caso seja necessário corrigir a informação registrada no início da operação.
4. Informe o quilômetro vazio, correspondente aos deslocamentos realizados sem carga.
5. Registre o quilômetro final do veículo para concluir o controle da distância percorrida.

Essas informações permitem manter o histórico de utilização da frota e gerar indicadores relacionados ao desempenho operacional.

Conferência das despesas e preparação do acerto

Após concluir o fechamento da quilometragem, a viagem deve ser direcionada para a etapa de acerto financeiro.

Para realizar esse processo:

1. No menu de ações da viagem, selecione a opção para avançar para Aguardando Acerto.
2. Acesse a opção Acerto para abrir a tela de conferência financeira.
3. Verifique se existem despesas pendentes de aprovação.
4. Caso existam pendências, aprove ou rejeite os lançamentos antes de continuar.

Todas as despesas precisam estar devidamente tratadas para que o sistema consiga calcular corretamente o saldo da viagem.

Realização do acerto financeiro

Na tela de acerto, são apresentados os valores que compõem o resultado financeiro da operação.

Antes de confirmar, confira:

• Valores de adiantamentos.
• Despesas aprovadas.
• Comissão do motorista, quando aplicável.
• Saldo final calculado pelo sistema.

Em operações que envolvem motorista e transportador terceirizado, utilize as abas disponíveis para analisar separadamente os valores de cada participante.

Para finalizar o acerto:

1. Informe a forma de pagamento utilizada.
2. Selecione a conta financeira responsável pela movimentação.
3. Confirme o acerto para gerar o lançamento financeiro.
4. Aguarde a alteração do status da viagem para Acertada.
5. Finalize a viagem no sistema.

Após essa confirmação, a operação estará encerrada dentro do controle financeiro e operacional.

Reabertura do acerto

Caso seja identificado algum erro após a confirmação do acerto, é possível reabrir a operação para ajustes.

Para realizar a reabertura:

1. Acesse novamente a tela de acerto da viagem.
2. Selecione a opção Reabrir Acerto.
3. Realize as correções necessárias nos dados da viagem.

É importante observar que a reabertura do acerto no sistema não exclui automaticamente os lançamentos financeiros já gerados. Caso seja necessário corrigir valores financeiros, os ajustes deverão ser realizados manualmente no módulo financeiro.

Com o fechamento correto da quilometragem e do acerto, a empresa garante maior precisão no controle dos custos, pagamentos e resultados das operações de transporte.