O módulo de Gestão de Transportes permite controlar as operações de empresas que trabalham com frota própria ou veículos de terceiros, abrangendo desde o planejamento das rotas e viagens até o acompanhamento de despesas, acertos financeiros, manutenção, pneus, multas e indicadores operacionais.

O processo deve ser conduzido de forma integrada, garantindo que todas as informações geradas durante a operação estejam corretamente vinculadas à viagem e possam ser utilizadas posteriormente nos controles financeiros, operacionais e gerenciais.

1. Configuração de Rotas e Cadastro das Viagens

Antes de iniciar o acompanhamento das operações, é necessário cadastrar as rotas utilizadas pela empresa. As rotas podem representar viagens simples, contendo apenas origem e destino, ou percursos mais completos formados por diversos trechos.

Quando a operação possuir múltiplas etapas, os trechos podem ser organizados dentro de um ciclo operacional, facilitando o acompanhamento do percurso realizado pelo veículo.

Para configurar uma rota:

1. Acesse o módulo de Gestão de Transportes.
2. Cadastre a origem e o destino da rota.
3. Quando necessário, inclua os demais trechos que compõem o percurso.
4. Organize os trechos dentro do ciclo operacional correspondente.
5. Salve o cadastro para utilização nas viagens.

Com as rotas cadastradas, registre as viagens informando os dados necessários para execução da operação.

Entre as principais informações estão:

• Tipo de operação;
• Veículo;
• Motorista;
• Transportador;
• Rota;
• Datas da viagem;
• Quilometragem prevista;
• Valor do frete;
• Comissão;
• Demais informações operacionais.

Esses dados formam a base para o acompanhamento posterior da viagem e para a apuração dos resultados da operação.

2. Execução da Viagem e Registro das Movimentações

Durante a execução, acompanhe a viagem por meio da atualização de seu status. Essa movimentação permite identificar em qual etapa operacional o veículo se encontra.

A viagem pode passar pelos status de Planejada, Liberada, Em Viagem, Aguardando Acerto, Acertada e Finalizada, conforme o andamento da operação.

Para manter o controle atualizado:

1. Localize a viagem cadastrada.
2. Atualize o status de acordo com a etapa atual da operação.
3. Durante o percurso, registre as despesas e abastecimentos realizados.
4. Informe os adiantamentos concedidos ao motorista ou transportador.
5. Vincule os documentos fiscais relacionados à viagem.
6. Registre as informações referentes à carga e aos demais valores da operação.

O correto registro dessas movimentações permite que o sistema concentre todas as informações financeiras e operacionais da viagem em um único controle.

Os motoristas também podem utilizar o aplicativo próprio para registrar despesas, abastecimentos e quilometragem durante o percurso, além de acompanhar a viagem atual e consultar seu histórico.

3. Conferência de Despesas e Acerto da Viagem

Após o retorno do veículo, as despesas registradas devem ser submetidas à conferência antes da realização do acerto financeiro.

O responsável pela análise deve verificar cada lançamento e decidir se a despesa será aprovada ou rejeitada. Quando houver rejeição, é obrigatório informar o motivo, garantindo maior controle e rastreabilidade sobre os valores considerados no fechamento da operação.

Para realizar a conferência e o acerto:

1. Acesse a viagem que está aguardando acerto.
2. Analise as despesas lançadas durante a operação.
3. Aprove ou rejeite cada despesa.
4. Em caso de rejeição, informe obrigatoriamente o motivo.
5. Confira os adiantamentos realizados.
6. Verifique as despesas aprovadas, a comissão do motorista e os demais valores da viagem.
7. Realize o acerto com o motorista ou transportador.

Ao final, o sistema apresenta o saldo da operação. Esse valor permite identificar se ainda existe alguma quantia a ser paga ao beneficiário, seja motorista ou transportador, ou se há valores que deverão ser devolvidos à empresa.

4. Controle de Manutenção, Pneus e Multas

Além das viagens, o módulo permite acompanhar outros controles diretamente relacionados à gestão da frota.

Na manutenção preventiva, podem ser cadastrados planos baseados em quilometragem, período de tempo ou pela combinação dos dois critérios. A partir dessas configurações, o sistema monitora os vencimentos e sinaliza situações em que uma manutenção está próxima ou atrasada.

Para configurar o controle preventivo:

1. Cadastre o plano de manutenção.
2. Defina se o controle será realizado por quilometragem, período ou ambos.
3. Vincule o plano aos veículos correspondentes.
4. Acompanhe os alertas de manutenção emitidos pelo sistema.
5. Registre as manutenções executadas para manter o histórico atualizado.

O controle de pneus é realizado individualmente por meio do número de fogo. Para cada pneu, podem ser acompanhados o veículo em que está instalado, aferições, profundidade do sulco, recapagens, movimentações, quilometragem percorrida e custo por quilômetro.

As multas também podem ser registradas no sistema, mantendo vinculadas informações como veículo, condutor, pontuação, valores, prazos e documentos. Quando aplicável, também pode ser configurado o desconto do valor da infração durante o acerto.

5. Monitoramento Gerencial e Relatórios

As informações registradas ao longo das operações podem ser acompanhadas tanto pelo sistema quanto pelo aplicativo de gestão destinado aos responsáveis pela frota.

Por meio do aplicativo, os gestores podem consultar informações relacionadas a viagens, despesas, custos, lucros, consumo de combustível, manutenções, pneus e outros indicadores operacionais.

Para complementar o acompanhamento, utilize os relatórios disponíveis no módulo, incluindo consultas relacionadas a:

• Viagens e acertos;
• Consumo da frota;
• Despesas;
• Manutenções;
• Custos e movimentações de pneus.

A análise desses dados permite acompanhar receitas, custos, margens, consumo de combustível, pendências e desempenho dos veículos. Dessa forma, os registros realizados durante cada etapa da operação tornam-se uma base de apoio para o controle da frota e para a tomada de decisões da empresa.