O cadastro de viagens é uma das principais etapas do módulo de gestão de transporte, pois permite organizar e acompanhar toda a operação logística realizada pela empresa. Por meio desse processo, são registradas as informações do veículo, motorista, rota, valores envolvidos e demais dados necessários para o controle operacional e financeiro da viagem.

Identificação da viagem e definição dos responsáveis

Para iniciar o cadastro, devem ser informadas as principais informações que irão identificar a operação, como veículo, motorista e rota utilizada.

O preenchimento correto desses dados permite que o sistema relacione a viagem aos responsáveis pela execução e mantenha o histórico dos deslocamentos realizados pela frota.

Durante o cadastro, é necessário considerar o tipo de operação:

• Frota própria: utiliza veículos e motoristas pertencentes à empresa, permitindo maior controle sobre custos, manutenção e desempenho operacional.
• Frota terceirizada: permite registrar operações realizadas por transportadores contratados, mantendo o acompanhamento da viagem e dos valores envolvidos.

A escolha correta dessas informações influencia diretamente nos controles posteriores do sistema.

Configuração da rota e controle de quilometragem

A rota cadastrada define o percurso que será realizado durante a viagem, permitindo o acompanhamento dos deslocamentos previstos.

Durante esse processo, a quilometragem informada possui papel importante, pois pode ser utilizada como referência para controles operacionais, incluindo o acompanhamento das manutenções preventivas dos veículos.

Além disso, o registro dos deslocamentos permite identificar situações de ociosidade da frota, como viagens realizadas sem carga ou movimentações necessárias entre operações.

Informações financeiras da viagem

O cadastro de viagens também permite controlar informações relacionadas aos valores da operação, proporcionando maior acompanhamento dos custos e pagamentos envolvidos.

Entre os dados que podem ser registrados estão:

• Valor do frete: utilizado para informar o valor negociado ou previsto para a realização do transporte.
• Comissões: permite registrar valores devidos aos motoristas ou responsáveis conforme as regras definidas pela empresa.

Essas informações auxiliam no controle financeiro e na análise dos resultados das operações de transporte.

Finalização e acompanhamento da viagem

Após preencher todas as informações necessárias, o cadastro deve ser salvo para concluir o registro da operação.

Ao finalizar, a viagem assume inicialmente o status de Planejada, indicando que ela foi criada e está disponível para acompanhamento no sistema.

A partir desse momento, a viagem poderá receber novos registros relacionados à sua execução, como despesas, eventos e demais informações geradas durante o percurso, permitindo um acompanhamento completo desde o planejamento até a finalização da operação.