O lançamento de despesas de frota pela Ordem de Serviço permite registrar gastos relacionados aos veículos da própria empresa, como manutenções, peças, abastecimentos e serviços realizados por oficinas. Com esse processo, os custos ficam vinculados corretamente ao veículo e podem ser acompanhados posteriormente por meio dos controles financeiros e relatórios de frota.

1. Configuração da Ordem de Serviço como Despesa de Frota

Ao iniciar uma nova Ordem de Serviço, identifique primeiro se o lançamento corresponde a uma despesa relacionada a um veículo da própria empresa. Nesse caso, marque a opção Despesa com Frota.

Essa opção deve ser utilizada somente para gastos internos da empresa relacionados à frota. Serviços realizados para clientes devem continuar sendo lançados como uma Ordem de Serviço convencional.

Após marcar a opção de despesa com frota, o participante informado na Ordem de Serviço passa a representar o fornecedor ou prestador responsável pelo gasto, como uma oficina, autopeças ou posto de combustível.

Para realizar essa configuração:

1. Acesse a tela de lançamento da Ordem de Serviço.
2. Marque a opção Despesa com Frota.
3. Informe o fornecedor ou prestador responsável pelo serviço.
4. Confira se o tipo do documento foi selecionado corretamente antes de salvar.

É importante realizar essa validação antes da gravação, pois o tipo da Ordem de Serviço não poderá ser alterado posteriormente. Caso o documento seja salvo incorretamente, será necessário excluí-lo e realizar um novo lançamento.

A Ordem de Serviço configurada como despesa de frota possui comportamento diferente de uma ordem convencional. Ela não gera nota de venda, vendedor ou comissão e também não compõe os relatórios de vendas.

2. Lançamento dos Itens e Vinculação ao Veículo

Após configurar a Ordem de Serviço, informe os produtos e serviços utilizados no atendimento do veículo. O lançamento deve representar corretamente os itens que originaram o custo, permitindo um acompanhamento mais preciso das despesas da frota.

Durante o preenchimento:

1. Inclua os produtos e serviços utilizados.
2. Informe o Plano de Contas correspondente à natureza da despesa.
3. Selecione o veículo da frota que recebeu o custo.
4. Confira os valores antes de prosseguir.

A vinculação do veículo é fundamental para que o sistema identifique onde a despesa ocorreu e utilize essas informações nos controles e relatórios de frota.

Quando uma mesma despesa precisar ser distribuída entre mais de um veículo da empresa, utilize a função de rateio. Dessa forma, o valor da Ordem de Serviço poderá ser dividido entre os veículos envolvidos de acordo com a necessidade do lançamento.

3. Cobrança e Finalização da Ordem de Serviço

Com os itens e vínculos preenchidos, acesse a aba Cobrança para informar como a despesa foi ou será paga. Essa informação será utilizada para alimentar o módulo financeiro do sistema.

Para concluir o lançamento:

1. Acesse a aba Cobrança.
2. Informe a forma de pagamento utilizada.
3. Revise os dados da Ordem de Serviço.
4. Utilize Salvar para manter o documento sem concluir o processo ou selecione Salvar e Finalizar para efetivar o lançamento.

A opção Salvar mantém o registro sem sua finalização. Já Salvar e Finalizar conclui o processo e permite que a despesa passe a compor os controles e relatórios relacionados à frota.

4. Consulta e Acompanhamento das Despesas

Os lançamentos realizados como despesa de frota podem ser identificados posteriormente na consulta de Ordens de Serviço.

Para localizar esses documentos:

1. Acesse a consulta de Ordens de Serviço.
2. Utilize o filtro Despesa com Frota.
3. Execute a pesquisa para visualizar somente os lançamentos dessa categoria.

Os valores das Ordens de Serviço de frota são apresentados separadamente das ordens convencionais, facilitando a conferência dos gastos internos da empresa.

Para uma análise mais completa, utilize também o Relatório de Despesas com Frota. Por meio dele, é possível acompanhar o histórico dos lançamentos e consultar os custos consolidados de cada veículo, proporcionando maior controle sobre as despesas da frota.