A gestão de custos e movimentações permite registrar todas as informações financeiras relacionadas à execução de uma viagem, incluindo despesas, abastecimentos, adiantamentos e documentos vinculados à operação. Esses registros possibilitam acompanhar os custos reais do transporte, realizar conferências, controlar acertos com motoristas e analisar os resultados de cada viagem.

Acesso à viagem e registro de movimentações

Para iniciar os lançamentos, acesse a viagem cadastrada no módulo de gestão de transporte e selecione a operação desejada.

Os lançamentos podem ser realizados enquanto a viagem estiver nos seguintes status:

• Planejada: viagem cadastrada e aguardando execução.
• Liberada: viagem autorizada para início da operação.
• Em viagem: operação em andamento.

Após selecionar a viagem, clique na opção Lançamentos para acessar os registros disponíveis, como despesas, abastecimentos e adiantamentos.

Lançamento de despesas da viagem

O lançamento de despesas permite registrar gastos relacionados à operação, mantendo o controle dos custos envolvidos no transporte.

Para incluir uma nova despesa:

1. Acesse a opção Nova Despesa na tela de lançamentos.
2. Selecione o tipo de despesa previamente cadastrado.
3. Informe a data, fornecedor e descrição do gasto.
4. Preencha o valor previsto, quando desejar registrar uma estimativa inicial do custo.
5. Informe o valor realizado, correspondente ao valor efetivamente pago.
6. Indique o responsável pelo pagamento, podendo ser:
   • Motorista.
   • Empresa.
   • Transportador terceirizado.
7. Selecione a forma de pagamento e salve o lançamento.
8. Anexe o comprovante quando essa exigência estiver configurada no tipo de despesa.

Para que uma despesa componha o saldo do acerto do motorista, é necessário que ela esteja aprovada na conferência, tenha sido paga pelo motorista e esteja configurada como reembolsável.

Lançamento de abastecimentos

O registro de abastecimentos permite acompanhar os custos com combustível e gerar informações importantes para análise de consumo da frota.

Para cadastrar um abastecimento:

1. Acesse a opção Abastecimento nos lançamentos da viagem.
2. Informe a data, selecione o posto de combustível e o tipo de combustível utilizado.
3. Preencha a quantidade de litros abastecidos e o valor por litro. O sistema realizará automaticamente o cálculo do valor total.
4. Informe a quilometragem atual do veículo no momento do abastecimento.
5. Indique se o tanque foi abastecido completamente ou parcialmente.
6. Salve o lançamento.

A informação da quilometragem é essencial para os relatórios de custos e para o cálculo de consumo médio do veículo.

Lançamento de adiantamentos

Os adiantamentos representam valores disponibilizados antecipadamente para custear despesas durante a viagem. Esses lançamentos possuem impacto direto no acerto da operação.

Para registrar um adiantamento:

1. Selecione a opção Adiantamento.
2. Informe o beneficiário do recurso, escolhendo o motorista ou transportador terceirizado.
3. Preencha a data e o valor disponibilizado.
4. Defina a forma de pagamento e a conta utilizada para a saída do valor.
5. Salve o lançamento.

O adiantamento é criado como baixado, pois representa uma saída imediata do caixa, e posteriormente será considerado no acerto da viagem.

Conferência, aprovação e lançamentos complementares

Após o registro das movimentações, é possível realizar a conferência das despesas para aprovação ou rejeição dos lançamentos.

Na tela de consulta de despesas, a conferência pode ser realizada individualmente ou em lote, conforme a necessidade da empresa.

Além dos lançamentos vinculados às viagens, o sistema permite registrar despesas avulsas para custos que não possuem relação direta com uma operação específica, como:

• IPVA.
• Licenciamento.
• Multas.
• Lavagens pagas em dinheiro.

É importante utilizar esse recurso corretamente. Serviços de oficina e peças acompanhados de nota fiscal devem ser registrados pelos módulos específicos do sistema, evitando duplicidade de custos no controle do veículo.

Também é possível realizar abastecimentos avulsos para veículos da equipe ou abastecimentos realizados no pátio, utilizando a tela de consulta de abastecimentos.

Vinculação de documentos e composição da receita da viagem

A vinculação de documentos permite relacionar os documentos fiscais à viagem, possibilitando o controle da receita e dos resultados da operação.

Para vincular documentos:

1. Acesse a tela de Documentos da Viagem.
2. Inclua Notas Fiscais Eletrônicas ou Conhecimentos de Transporte emitidos pelo sistema ou inseridos por chave de acesso.
3. Ajuste o valor do documento quando ele estiver relacionado a mais de uma viagem.
4. Salve os documentos vinculados.

Após o vínculo, os documentos passam a compor as informações de receita da viagem e contribuem para o controle da quantidade de entregas realizadas na operação.