O cadastro de tipo de despesa permite configurar as categorias de custos utilizadas no processo de prestação de contas de viagens. Por meio dessa configuração, a empresa define como cada despesa será classificada, se poderá gerar reembolso ao motorista, se exigirá comprovantes e quais informações financeiras poderão ser vinculadas para controle gerencial.

Acesso e identificação da despesa

Para iniciar o cadastro, acesse a tela de novo tipo de despesa no sistema. No campo Descrição, informe um nome que permita identificar facilmente a despesa cadastrada, garantindo clareza durante o lançamento dos custos de viagem.

A descrição deve representar de forma objetiva a finalidade da despesa, facilitando a utilização pelos usuários responsáveis pelos lançamentos e conferências.

Definição do grupo de despesa

Após informar a descrição, selecione o grupo ao qual a despesa pertence. Essa classificação auxilia na organização dos custos e permite uma melhor análise das despesas relacionadas às viagens.

O sistema disponibiliza os seguintes grupos:

• Combustível: utilizado para despesas relacionadas ao abastecimento dos veículos.
• Pedágio: destinado aos custos de tarifas de rodovias e praças de pedágio.
• Pessoal: utilizado para despesas como diária, alimentação e hospedagem.
• Manutenção: destinado a gastos relacionados à manutenção dos veículos.

A escolha correta do grupo facilita o acompanhamento dos valores e a análise dos custos operacionais.

Configuração de reembolso ao motorista

No campo Reembolsável, defina se a despesa fará parte do acerto da viagem com o motorista. Essa configuração determina o comportamento do sistema durante o fechamento das despesas.

As opções disponíveis são:

• Sim, entra no acerto do motorista: quando a despesa for paga pelo motorista, o valor será considerado no acerto final e poderá gerar reembolso. Caso o pagamento seja realizado com cartão da empresa, a despesa será considerada como custo da viagem, mas não gerará valor a devolver ao motorista.
• Não, apenas custo da viagem: a despesa será utilizada somente para composição dos custos da viagem, sem gerar reembolso ao motorista.

Essa definição deve ser realizada conforme a política de pagamento adotada pela empresa para cada tipo de despesa.

Configuração de comprovantes e classificação financeira

No campo Exige Comprovante, determine se será necessário apresentar documentos para aprovação da despesa.

As opções disponíveis são:

• Não: permite a aprovação da despesa sem a necessidade de anexar comprovantes.
• Sim, sem anexo fica pendente: exige o envio do comprovante. Caso a despesa seja registrada sem documento anexado, permanecerá pendente até que a comprovação seja apresentada.

Além dessa configuração, é possível realizar uma classificação financeira para empresas que utilizam demonstrativos de resultado e necessitam de maior detalhamento dos custos.

Os campos disponíveis são:

• Plano de Contas Gerencial: permite vincular a despesa a um plano de contas previamente cadastrado.
• Centro de Custo: permite associar a despesa ao centro de custo correspondente.

Essas informações auxiliam no acompanhamento financeiro e na análise dos gastos por categoria.

Salvamento do cadastro

Após preencher todas as informações necessárias, clique em Salvar para concluir o cadastro.

O tipo de despesa será registrado no sistema e ficará disponível para utilização nos processos de lançamento e prestação de contas de viagens.